Remote werken heeft de manier waarop bedrijven functioneren veranderd, en biedt flexibiliteit en verhoogde productiviteit. Toch brengt het beheren van een remote team ook uitdagingen met zich mee, vooral wanneer het team zich in een coworking space bevindt. In België, waar coworking spaces zich snel ontwikkelen in steden als Brussel, Antwerpen en Gent, moeten managers effectieve strategieën hanteren om de productiviteit en betrokkenheid van medewerkers te verbeteren. Of je nu een start-up eigenaar, een ondernemer of een teamleider bent die remote medewerkers aanstuurt, het is cruciaal om je managementstijl aan te passen aan een gedeelde werkomgeving.
1. Kies de juiste coworking space
Niet alle coworking spaces zijn hetzelfde. Bij het kiezen van een coworking space in België is het belangrijk om op de volgende criteria te letten:
- Locatie: De ruimte moet goed bereikbaar zijn voor teamleden en dichtbij openbaar vervoer en zakelijke wijken liggen.
- Voorzieningen: Denk aan snelle wifi, vergaderruimtes, printers en comfortabele werkplekken.
- Community & Netwerken: Sommige coworking spaces, zoals Fosbury & Sons in Antwerpen of Silversquare in Brussel, organiseren netwerkevenementen en gemeenschapsactiviteiten.
- Privacy & Beveiliging: Controleer of de coworking space goede internetbeveiliging heeft en of er ruimtes zijn waar privégesprekken zonder onderbrekingen kunnen plaatsvinden.
2. Bepaal de communicatiekanalen
Communicatie is een van de belangrijkste aspecten van remote teambeheer. Omdat teamleden zich op verschillende locaties kunnen bevinden en op verschillende manieren werken, is het essentieel om gestructureerde communicatiekanalen te hebben:
- Gebruik samenwerkingshulpmiddelen: Tools zoals Slack, Microsoft Teams en Trello verbeteren de communicatie en taakbeheer.
- Plan regelmatige check-ins: Dagelijkse stand-up meetings of wekelijkse videoconferenties houden iedereen op de hoogte. Coworking spaces bieden ook de mogelijkheid om persoonlijke vergaderingen te plannen en het teamgevoel te versterken.
3. Stel duidelijke doelstellingen en verwachtingen
Effectief remote werken vereist duidelijke verwachtingen om misverstanden te voorkomen. Zorg ervoor dat je de volgende zaken vastlegt:
- Kernprestatie-indicatoren (KPI’s): Gebruik meetbare data om productiviteit en succes te evalueren.
- Deadlines en deliverables: Projectbeheertools zoals Asana of ClickUp helpen bij het bijhouden van de voortgang van verschillende projecten.
- Werkschema’s: Hoewel flexibiliteit een groot voordeel is, is het belangrijk om kernuren af te spreken zodat teamleden beschikbaar zijn voor samenwerking.
4. Creëer een positieve teamcultuur
Een van de grootste uitdagingen van remote werken is het creëren van een gevoel van verbondenheid. Om een sterk teamgevoel te ontwikkelen:
- Stimuleer sociale interactie: Plan virtuele koffiepauzes, persoonlijke meetups of teambuildingactiviteiten.
- Erken en beloon inspanningen: Beloon medewerkers met shoutouts, bonussen of teamvieringen.
- Bevorder een goede werk-privébalans: België heeft strikte arbeidswetten met betrekking tot werktijden. Respecteer de privélevens van werknemers, want dit verhoogt de retentie en werktevredenheid.
5. Profiteer van lokale coworking voordelen
Coworking spaces in België bieden tal van voordelen die remote teambeheer kunnen ondersteunen:
- Overheidsstimulansen: In sommige steden kunnen bedrijven financiële ondersteuning krijgen voor coworking memberships.
- Industriespecifieke ruimtes: Locaties zoals Co.Station richten zich op start-ups en techbedrijven en bevorderen innovatie.
- Netwerken en evenementen: Veel coworking spaces organiseren trainingen, netwerkevenementen en mentorprogramma’s om professionele groei te stimuleren.
6. Juridische en fiscale aspecten
Hoewel het beheren van remote werknemers in België relatief eenvoudig is, zijn er enkele wettelijke verplichtingen waaraan moet worden voldaan:
- Arbeidswetgeving: België heeft strenge regels omtrent arbeidscontracten, sociale zekerheidsbijdragen en werknemersrechten.
- Remote werkbeleid: Als je bedrijf in België is gevestigd, moet je voldoen aan de telewerkregels.
- Fiscale implicaties: Informeer jezelf over btw- en vennootschapsbelastingwetten, vooral als teamleden in verschillende landen werken.
Conclusie
Het beheren van een remote team vanuit een coworking space in België vereist een zorgvuldige planning, duidelijke communicatie en een goede integratie van de lokale coworkingmogelijkheden. Door de juiste werkruimte te kiezen, heldere communicatieafspraken te maken, een samenwerkingscultuur te bevorderen en te zorgen voor naleving van wet- en regelgeving, kun je de efficiëntie en het welzijn van werknemers verbeteren.
Ben je op zoek naar een inspirerende coworking omgeving? Overweeg dan België en de vele coworking spaces die het land te bieden heeft!